Эффективность планирования зависит от соблюдения его принципов.
Принцип единства. Плановая деятельность любого звена организации связана с плановой деятельностью всей организации. Все планы, разрабатываемые в организации,— взаимосвязанная система.
Принцип участия. Процесс планирования должен привлекать к себе тех, кого он непосредственно затрагивает. Участники плановой деятельности приобретают более глубокие познания о различных сторонах жизни организации; у них появляются новые мотивы к эффективному труду, когда планы организации становятся их личными планами.
Принцип непрерывности. Процесс планирования в организациях должен осуществляться постоянно. Это продиктовано такими объективными обстоятельствами, как неопределенность и изменчивость внешней среды. Следует учитывать и постоянные изменения представлений организации о своих внутренних возможностях.
Принцип гибкости. Планы должны составляться так, чтобы в них можно было вносить уточнения в связи с изменяющимися условиями деятельности организации.
Принцип точности. Любой план должен быть составлен с той степенью точности, которая позволит его реализовать.
Функция организации — это процесс создания структуры организации, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.
Основными задачами организации являются:
·формирование структуры организации исходя из ее размера,целей, технологии, качества персонала и других переменных;
·установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;
·обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).
Основной показатель высокой организации управления — быстрая реакция на изменения факторов внешней среды. Существует множество взглядов на организацию деятельности персонала. Однако можно выделить две основные концепции организации управления: единовластие и партисипативное (соучастное) управление.
В функции организации следует выделить три этапа.
1.Построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.
2.Установление соподчиненности и взаимосвязей. Здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации. Предусматривается также определение ответственности работников нижнего уровня за выполнение указаний вышестоящих руководителей и их полномочий, вытекающих из требований системы управления. Это реализуется с помощью инструкций (должностных, рабочих) и методических указаний. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб. Таким образом, второй этап — это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).
3. Обеспечение этих взаимоотношений — распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Распорядительное воздействие осуществляется путем приказов, распоряжений, устных указаний. Перед управляющей (субъектом) и управляемой (объектом) системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения. Этот этап тесно связан с функцией контроля. Однако регулирование в рамках функции организации имеет скорее превентивный (предупреждающий) характер, в рамках же функции контроля — это реакция на отклонение. Функция организации способствует реализации функции контроля и других функций управления.
Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию, тем меньше возникает потребность в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.
В процессе выполнения функции организации следует руководствоваться принципами:
1)поручение различных задач работникам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
2)координация видов деятельности, порученных каждой группе, путем установления рабочих взаимоотношений, т.е. каждый работни кдолжен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит;
3)единство цели — каждое подразделение и конкретный работник организации должны работать на общую цель, т.е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации;
4)использование эффективных норм управляемости. Можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости (количество работников, которыми может эффективно управлять один руководитель),— это время и частота, т.е. сколько времени необходимо руководителю проводить с каждым работником и как часто. Этот критерий во многом зависит от умения руководителя общаться с подчиненными, их компетентности, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс.
Функция мотивации — процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Мотивацию можно рассматривать в двух аспектах: 1) как психологический процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижении определенной цели или вознаграждения;
2) как определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения отдельных людей и их групп (более подробно см. 4.1).
Функция контроля — вид управленческой деятельности, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения проблем, возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления и изменений внешней среды.
Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей. Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна. Классификация видов контроля приведена в табл. 1.6.
Таблица 1.6
Классификация видов контроля
Основание классификации
Вид контроля
В зависимости от субъекта контроля
Самоконтроль Внутренний
Контроль руководителя
Контроль отдела технического контроля (ОТК)
Инспекционный контроль Внешний
Государственный контроль
Международный контроль
По степени охвата объекта контролем
Сплошной контроль Выборочный контроль
По режиму контроля
Усиленный контроль Нормальный контроль
По степени механизации
Ручной контроль Механизированный контроль Автоматизированный контроль Автоматический контроль
По способу получения и обработки информации
Регистрационный контроль Статистический контроль Расчетно-аналитический контроль
По периодичности выполнения контрольных операций
Непрерывный контроль Периодический контроль
По времени контроля
Предварительный (входной) контроль Текущий (операционный) контроль Заключительный (результатный) контроль
В процедуре контроля выделяют следующие этапы:
·выработка стандартов;
·сопоставление с ними реальных результатов (оценка);
·принятие необходимых корректирующих действий.
Чтобы контроль был эффективным, т.е. обеспечивал достижение целей организации, он должен соответствовать следующим принципам:
Стратегической направленности, т.е. контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.
Ориентированности на результаты, т.е. контроль должен способствовать достижению поставленных целей и формулированию новых целей, которые обеспечат выживание организации в будущем.
Своевременности, т.е. необходимости:
·определить наиболее подходящий временной интервал контроля, учитывающий параметры основного плана, скорость изменений, а также затраты на проведение измерений и распространение полученных результатов;
·обеспечить возможность устранить отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры.
Гибкости, т.е. контроль должен иметь возможность адаптироваться к происходящим изменениям.
Простоты — простота контроля обеспечивает лучшее понимание его целей и инструментов, а значит и поддержку существующей системы контроля персоналом организации. Кроме того, простые методы контроля более экономичны.
Экономичности — затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества. Масштабы контроля должны соответствовать потребностям системы управления в аналитической информации.
Соответствия используемых средств и методов контроля контролируемому виду деятельности (предмету контроля).
Для повышения эффективности контроля и избежание его отрицательного влияния на работников специалисты рекомендуют:
Таким образом, контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Предназначение контроля — это предупреждение возможных отклонений, а не их ликвидация.
Функции координации — это вид управленческой деятельности по обеспечению бесперебойности и непрерывности процесса управления и взаимосвязи всех управленческих функций. Главная задача координации достижение согласованности в работе всех звеньев управлении путем установления рациональных связей и обмена информацией между ними.
Благодаря функции координации обеспечивается динамизм системы управления, создаются эффективные взаимосвязи управленческих звеньев и подразделений, осуществляется рациональное маневрирование управленческими ресурсами внутри организации и на рынке. Объектом функции координирования является как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация деятельности аппарата управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих звеньев, участников процесса управления для наиболее эффективного воздействия на управленческую ситуацию.
Тем не менее, часто возникают трудности в процессе координации, которые выражаются:
·в различиях в функциональном подходе подразделений, которые могут привести к радикально отличному решению проблемы;
·в различиях в сроках выполнения управленческих работ;
·в различиях в стиле руководства;
·в различиях в системе контроля. Это влияет на восприятие подразделений друг другом и может вызывать проблемы их интеграции;
·в изменениях во внешней и внутренней среде управления, которые имеют значение для функционирования организации.
По своему характеру координационная деятельность бывает: превентивная — направленная на предвидение проблем и трудностей;
устраняющая — предназначенная для устранения перебоев в системе после того, как они произошли;
регулирующая — направленная на сохранение существующей системы производства и управления;
стимулирующая — направленная на улучшение деятельности системы производства и управления организации даже при отсутствии видимых проблем.
Можно выделить также технологические функции менеджмента — виды деятельности, составляющие содержание технологии труда руководителя:
принятие решений;
коммуникации.
Эти функции многими авторами определяются как связующие процессы или как процессы, реализующие технологию управления.
Управленческое решение — развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организационно-правовой акт выбора альтернат)! и и, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.
Принятие решений — важная часть любой управленческой деятельности. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие — процесс, ведущий к появлению этого продукта.
Принятие решений в организации характеризуется как:
·сознательная и целенаправленная деятельность, осуществляемая работником;
·поведение, основанное на фактах и ценностных ориентациях;
·процесс взаимодействия членов организации;
·выбор альтернатив в рамках определенного состояния организационной среды;
·часть общего процесса управления;
·неизбежная часть ежедневной работы управленца.
От качества подготовки управленческих решений в значительной степени зависит эффективность деятельности организации.
Основными факторами, влияющими на организацию и функционирование системы управления, являются социально-экономические, технико-технологические, региональные и др. На этом основании выделяют две группы задач, требующих решения:
1)функциональные, обусловленные разделением труда в организации, полномочиями отдельных работников. Данные задачи имеют в основном стандартный характер;
2)ситуационные, появляющиеся либо в результате нарушений взаимодействия подсистем и элементов в организации, либо под влиянием вышеуказанных факторов.
Для совершенствования разработки управленческих решений используются различные их классификации (табл. 1.7).
